Hopp til innholdet

Kulturrom administrerer midler til fellesskapets gode. Kvalitetene i tiltaket dere søker om må formidles gjennom søknaden, og det er derfor viktig at denne er godt gjennomarbeidet.

Behovet for utstyret/tiltaket det søkes tilskudd til vurderes på bakgrunn av søknadens begrunnelse, og det er derfor viktig at behovet er godt beskrevet.

  1. Sett dere godt inn i  retningslinjene
  2. Innhent nødvendig info og dokumentasjon
  3. Start tidlig på søknaden
  4. Ta kontakt ved spørsmål

 

Hvordan fylle ut søknadsskjema?

Her finner dere en oversikt over hvilke opplysninger som skal med i søknaden. Innholdet i søknaden vil avhenge av hva dere søker om.

Når dere er inne i søknadsportalen vil den første delen av skjema handle om å legge inn nøkkelopplysninger om søker.

Her skal dere legge inn opplysninger om, og en beskrivelse av virksomheten det søkes på vegne av. Under denne fanen skal dere også gi opplysninger om ansvarspersoner.

Relevante opplysninger i virksomhetsbeskrivelsen er:

  • Hvor holder virksomheten til?
  • Når ble virksomheten startet?
  • Hvordan er virksomheten (planlagt) organisert?
  • En beskrivelse av planlagt og/eller gjennomført kulturell aktivitet og innhold, samt eventuelle samarbeidspartnere.

Informasjon om innhold og aktivitet i kulturrommet det søkes tilskudd til er viktig for å gi et tydelig bilde av hva tilskuddet vil kunne bidra til, og hvordan det vil komme flest mulig til gode. Innhold og aktivitet sees også i sammenheng med hva det søkes tilskudd til.

For søknader om fremføringsutstyr og akustiske utbedringer av scenerom vil det være viktig å tallfeste hvor mange kulturarrangementer som har blitt gjennomført foregående år, hvilken publikumskapasitet rommet har, samt en beskrivelse av arrangementsfrekvensen.

For søknader om tilskudd til øvingsutstyr eller til akustiske utbedringer av øvingsrom er det viktig å opplyse om hvor mange band/lag og totalt antall utøvere som er tilknyttet rommet. I tillegg vil dere bli bedt om å oppgi hvor ofte øvingsrommet er tilgjengelig. Dette gir en god indikasjon på hvor mange et tilskudd vil komme til gode, og hvor ofte utstyret vil bli benyttet.

Søknadsbegrunnelsen er avgjørende for om deres søknad blir prioritert.

I vurderingen av alle søknader til Kulturrom legges det vekt på hvor relevant tiltaket er i forhold til ordningens formål. Kulturrom skal gi tilskudd til gode tiltak over hele landet, og bidra til mer rom for kultur på tvers av sjangre, målgrupper, alder og nivå.

Når søknadene skal prioriteres opp mot hverandre vil særlig følgende punkter legges til grunn for vurderingen:

Aktivitet: Hvilken aktivitet vil et tilskudd bidra til å skape? Hva skal skje i kulturrommet det søkes om tilskudd til?
Behov: Hvem vil få nytte av tilskuddet?
Gjennomføring: Hva søker dere om, og hvorfor trenger dere dette?

Under Ofte stilte spørsmål lenger ned på siden finner dere tips om hvordan disse punktene kan beskrives tydelig.

I tillegg er det i søknadsbegrunnelsen dere må få fram annen informasjon som bør tas i betraktning i vurderingen av søknaden, som for eksempel:

  • Fokus på bærekraft og langsiktig plan for bruk og vedlikehold
  • Tilgang for ulike målgrupper – for eksempel barn og unge
  • Flerbruk/sambruk av ulike kulturuttrykk der det er hensiktsmessig
  • Nyskaping i utforming og bruk av kulturrommet
  • Lokal forankring/etterspørsel
  • Annet: lavterskel, tilgjengelighet for lokale lag, eneste kulturrommet for dette formålet o.l.
Dokumentasjonen som skal legges ved søknaden vil avhenge av hva du søker om. Jo større prosjekt, jo mer omfattende vil kravene til søknadsdokumentasjon være. Hva dere må legge ved søknaden vil derfor variere avhengig av prosjektets omfang. 

I en del tilfeller vil vi ha behov for ytterligere dokumentasjon og informasjon for å kunne behandle søknaden. Kulturrom kan derfor etterspørre ytterligere dokumentasjon og utfyllende informasjon ved behov.

Under finner dere en oversikt over hva dere kan bli bedt om å legge ved søknaden.

Søknadsbudsjett/finansiering

  • Kulturrom ber om budsjett for tiltaket det søkes tilskudd til. Søknadsbudsjettet må si noe om hva dere ønsker å kjøpe inn, til hvilket kvalitetsnivå og til hvilken pris. Dette gir oss et bilde av hva dere tenker er nødvendig for å gjennomføre tiltaket.
  • Budsjettet skal inneholde en finansieringsplan som viser kostnadene tilknyttet tiltaket det søkes tilskudd til og søknadsbeløp til Kulturrom, samt andre eventuelle finansieringskilder.
  • Søker dere om tilskudd til utstyr til fremføring eller utstyr til øving skal søknadsbudsjettet inneholde type utstyr, antall og pris. De ulike utstyrskomponentene skal spesifiseres i budsjettet. Budsjettet bør også inkludere en dokumentasjon av kostnader, f.eks. et pristilbud fra leverandør.
  • Søker dere om tilskudd til akustiske tiltak: lydisolasjon, romakustikk eller bygging/rehabilitering av øvingslokaler skal budsjettet inneholde kostnader knyttet til materialer og arbeidstimer. Tenk gjennom hvilke budsjettposter som er relevante i forbindelse med den delen av prosjektet som omhandler akustiske tiltak. Dugnadstimer kan ikke inngå som kostnader eller egenandel i budsjettet.

Leieavtale

  • Kulturrom ber om leieavtale eller tilsvarende dokumentasjon for å få et inntrykk av virksomhetens langsiktighet. Vi vil også se at virksomheten har lokale til disposisjon for gjennomføring av virksomhetens formål.
  • Leieavtalen skal være signert og datert. Avtalens varighet skal tydelig fremgå.
  • Dersom virksomheten eier egne lokaler skal eierforholdet dokumenteres, f.eks. med grunnboksutskrift.

Arrangementsoversikt

  • For å få innblikk i kulturelt innhold og aktivitetsnivå ber vi om en liste over gjennomførte arrangement siste driftsår, samt for inneværende år.
  • Arrangementsoversikt skal synliggjøre hvem som har opptrådd når på hvilken scene, og skal spesifiseres med utøver, dato, sjanger og eventuelt scene om det er flere scener på huset.

Liste over utstyr

  • Kulturrom ber om en utstyrsliste for å danne seg et bilde av søkers utstyrsbehov. Listen sees i sammenheng med søknadsbegrunnelsen.
  • Dersom virksomheten har utstyr fra før, skal det legges ved en fullstendig liste over alle utstyrskomponenter (også mikrofoner, DI-bokser og stativer). I utstyrslisten skal det komme frem når utstyret er anskaffet og hvilken tilstand utstyret er i. Dersom virksomheten ikke har utstyr fra før laster dere opp et vedlegg som sier dette.

Styregodkjent og signert årsregnskap

  • Kulturrom ber om regnskap for å få et innblikk i virksomhetens økonomiske situasjon.
  • Regnskapet som legges ved søknaden skal være signert av styret og inneholde styrets årsberetning, resultatregnskap, balanse og noter. Hvis virksomheten er revisjonspliktig skal revisjonsberetning legges ved. Foreløpig regnskap vil kunne bli etterspurt.
  • Virksomheter under etablering og som ikke kan vise til årsregnskap skal levere budsjett/økonomiplan for de tre første driftsår.
  • Hvis en årsrapport/årsberetning foreligger for siste driftsår skal denne legges ved. Det bidrar til å få innblikk i virksomhetens drift og utvikling.

Tegninger av kulturrommet
Ved større akustikksøknader kan tegninger av hele huset være relevant, ikke kun av scenelokalet/øvingsrommene.

  • For å kunne vurdere søknaden er tegninger vesentlig i noen sammenhenger. En detaljert og oppdatert tegning av kulturrommet er til stor nytte under vurderingen av prosjektet, for å få innsikt i tenkt plassering av utstyr, rommets egnethet mm.
  • Det skal sendes inn målsatte plan- og snittegninger av lokalet, og tegningene skal vise lokalets lengde, bredde og takhøyde. Kun målestokk er ikke tilstrekkelig. For søknader om tilskudd til fremføringsutstyr skal scene- og mikseposisjon komme frem på tegningene.

Akustisk forprosjektrapport

  • For å motta tilskudd til større akustiske utbedringer må virksomheten som søker ha gjennomført en akustisk forprosjektrapport. Rapporten er en sentral del av grunnlaget for søknader om akustiske utbedringer, med beskrivelse av anbefalte tiltak og dagens akustiske forhold.
  • Kulturrom gir tilskudd til å få utarbeidet en akustisk forprosjektrapport. Informasjon om dette finner dere under tilskuddsområdet bygg og utbedring av kulturrom.

Før dere sender inn søknaden vil det komme opp en liste over informasjon og vedlegg om noe skulle mangle. Alle obligatoriske felter må være utfylt før søknaden kan sendes inn.

Etter at søknaden er sendt inn vil du motta en bekreftelse på innsendt søknad og et saksnummer. Bekreftelsen vil bli sendt som en melding i søknadsportalen, med en kopi på mail til e-postadressen knyttet til brukeren søknaden er sendt fra.

All korrespondanse knyttet til en innsendt søknad skjer i søknadsportalen. Etterspørring og innsending av dokumentasjon og utsendelse av vedtak vil også skje her. Det vil alltid komme en kopi av meldinger fra Kulturrom (no-reply@kulturrom.no) på e-post, og det er derfor viktig at e-postadressen som benyttes til innsendelse av søknad sjekkes med jevne mellomrom. Om du ikke mottar et mailvarsel med bekreftelse på innsendt søknad, vennligst sjekk spamfilteret ditt.

Om du vil gjøre endringer i kontaktinformasjonen etter at søknaden er sendt inn, ta kontakt med oss på post@kulturrom.no

Du kan logge inn i søknadsportalen og se søknaden etter at den er sendt inn, men innsendte søknader kan ikke endres. Innsendte søknader vil legge seg under fanen Mine søknader. Om dere har behov for å legge til informasjon etter innsendelse må dette gjøres i fanen Meldinger, inne på den aktuelle søknaden.

Ofte stilte spørsmål

I fanen Hva kan få tilskudd? finner dere informasjon om de forskjellige tilskuddsområdene Kulturrom gir tilskudd til.

Der finner du også informasjon om hva dere ikke kan søke tilskudd til.

For å motta tilskudd hos Kulturrom må dere oppfylle visse krav, spesifisert i våre retningslinjer. Det er viktig at dere leser disse nøye før dere sender inn en søknad.

I retningslinjene finner dere all relevant informasjon om hvem som kan søke, hvor mye det kan søkes om, krav til søknaden, samt vurdering, rapportering og klagebehandling.

Formålet med ordningen er å sikre tilgang til hensiktsmessige øvingslokaler og gode tekniske vilkår for fremføring av musikk, teater og dans over hele landet.

Søknadsportalen er stedet søknaden skrives, vedlegg lastes opp og søknad sendes inn. Det er også der fremtidig dialog mellom Kulturrom og søker skjer.

For å knytte søknad og dialog til en søker må det opprettes en bruker og lages et passord. Det er viktig å registrere en e-postadresse som sjekkes jevnt, slik at dere mottar en e-post når dere har fått informasjon, spørsmål eller vedtak i søknadsportalen.

Om du skal sende en melding til Kulturrom knyttet til en søknad gjør du følgende:
– Logg inn på https://skjema.kulturrom.no
– Velg «Mine søknader» i høyre hjørne, og klikk på søknaden det gjelder
– På venstre side av skjermen klikker du på «Meldinger». Du vil da se en blå knapp Skriv melding til Kulturrom. Skriv ønsket melding, last opp eventuelle vedlegg og trykk Send.

Dette er også stedet du sender inn etterspurt dokumentasjon, signert tilskuddsavtale og rapport.

Søknadsfrist er 1. mars og 1. september hvert år. Det er ca. 3 måneders behandlingstid.

Det er mulig å søke om hastebehandling for noe øvingsutstyr og søknader om akustisk forprosjektrapport behandles løpende.

Når søknadene skal vurderes og prioriteres opp mot hverandre vil søknadsbegrunnelsen vektlegges. Det er derfor viktig at dere formidler de faktiske behovene dere har, og beskriver hvem et tilskudd vil komme til gode.

Hva som er relevant å få frem i hver enkelt søknadsbegrunnelse vil variere stort, men under kan dere lese mer om noen punkter som kan være relevante å få frem i en søknad.

Aktivitet og arrangementsfrekvens – HVA?

  • Synliggjøre frekvens for bruk av kulturrommet og utstyret. Her kan dere selv definere hva som er høy aktivitet ut fra lokale forhold.
  • Beskrivelse av planer for bruk av flere aktører og sambruk.

Behov – HVEM?

  • Synliggjøre hvilket behov som fylles lokalt. Hvilke kulturrom mangler i dag?
  • Hva trengs av infrastruktur og grunnleggende teknisk utstyr for å opprettholde aktivitet eller for å skape ny aktivitet
  • Hvem vil rommet/aktiviteten være tilgjengelig for?
  • Hvilken forskjell vil et tilskudd utgjøre?
  • Hvilken funksjon fyller kulturrommet/kulturaktiviteten der dere holder til? For eksempel tilbud for frivillige, barn og unge eller for det profesjonelle kulturfeltet?

Gjennomføringsevne – HVORDAN?

  • Søknaden må vise til en gjennomtenkt og helhetlig plan med et realistisk budsjett.
  • Det bør søkes om grunnleggende utstyr med varig verdi, som kan benyttes i et langsiktig perspektiv – og gjøres investeringer som har lang levetid og er av tilstrekkelig kvalitet.
  • Søker må vise til en helhetlig plan for investeringen, for bruken og for vedlikeholdet.
  • Det skal legges ved et gjennomarbeidet søknadsbudsjett.

Søknader sendes inn gjennom søknadsportalen. På forsiden av søknadsportalen, etter innlogging, velger du aktuelt søknadsskjema.

Sørg for at dere har hentet inn all nødvendig informasjon i forkant. Informasjon om hva som skal sendes inn finner dere på siden Hvordan søke?.

Hva skjer etter søknaden er levert?

Etter dere har levert søknaden skal den gjennom en grundig behandling og tøff prioritering i fordelingsutvalget. Her finner du svar på ofte stilte spørsmål om den videre prosessen.

Behandlingstiden vil avhenge av søknadsmengden, men det forventes minimum 3 måneder fra søknadsfrist til vedtaket sendes ut.

Søknader sendt inn til løpende søknadsfrist behandles vanligvis innen 2-6 uker.

Det gis ikke tilskudd til utstyr som er anskaffet eller tiltak som er gjennomført før vedtak om tildeling er mottatt.

Når søknaden er sendt inn, vil du få en bekreftelse på e-post. Hvis du ikke mottar en slik bekreftelse bør du ta kontakt med oss slik at vi kan finne ut om søknaden er registrert.

Hver søknad får et saksnummer (årstall/XXX) som skal oppgis i all korrespondanse og henvendelser til Kulturrom.

Søknaden behandles først av administrasjonen, som sjekker om søker har levert tilstrekkelig dokumentasjon. Søker vil få mulighet til å ettersende obligatorisk dokumentasjon og utfyllende opplysninger, med en begrenset frist.

Administrasjonen leverer sin innstilling til fordelingsutvalget som er oppnevnt av Kulturroms styre.

Fordelingsutvalget prioriterer og fatter vedtak i hver enkelt sak. Kulturrom vil under behandlingen av større søknader innhente faglig vurdering fra en ekstern fagperson.

Tilskuddsbeløp beregnes ut ifra søknadsbegrunnelse med innsendt budsjett og kan bli justert opp eller ned i forhold til søknadsbudsjett.

Hver søknad får et saksnummer (årstall/XXX) som skal oppgis i all korrespondanse og henvendelser til Kulturrom.

Om du skal sende en melding til Kulturrom knyttet til en innsendt søknad gjør du følgende:

  • Logg inn på https://www.skjema.kulturrom.no
  • Velg «Mine søknader» i høyre hjørne, og klikk på søknaden det gjelder
  • På venstre side av skjermen klikker du på «Meldinger». Du vil da se en blå knapp Skriv melding til Kulturrom. Skriv ønsket melding, last opp eventuelle vedlegg og trykk Send.

Spørsmål kan sendes til post@kulturrom.no, eller per telefon til 21 37 88 10.

Kravene til søknadsdokumentasjon må være oppfylt før søknaden behandles. Søknader som faller utenfor Kulturroms tilskuddsområder vil ikke bli behandlet. Alle søknader vil bli besvart.

Vi kan ha behov for ytterligere dokumentasjon underveis i saksbehandlingen. Dersom vi trenger opplysninger eller har spørsmål til søknaden tar vi kontakt med deg. Vi setter pris på om vi får informasjonen vi etterspør så raskt som mulig. På den måten blir vår saksbehandlingstid mer effektiv, og deres ventetid kortere.

All korrespondanse knyttet til en innsendt søknad skjer i søknadsportalen. Etterspørring og innsending av dokumentasjon og utsendelse av vedtak vil også skje her. Det vil alltid komme en kopi av meldinger fra Kulturrom på e-post, og det er derfor viktig at e-postadressen som benyttes til innsendelse av søknad sjekkes med jevne mellomrom.

 

All korrespondanse knyttet til en innsendt søknad skjer i søknadsportalen, inkludert utsendelse av vedtak.

Det vil alltid komme en kopi av meldinger fra Kulturrom på e-post, og det er derfor viktig at e-postadressen som benyttes til innsendelse av søknad sjekkes med jevne mellomrom.

Vedtaket kan klages inn for styret i Kulturrom. Klagefristen er tre uker fra vedtaksdato. Klagen må begrunnes, og må leveres skriftlig som en melding gjennom søknadsportalen.

Fordelingsutvalgets prioritering kan ikke påklages.

Ta gjerne kontakt med oss dersom dere ønsker ytterligere tilbakemelding på søknaden, eller rådgivning. Vi er tilgjengelige på 21 37 88 10 eller post@kulturrom.no.

Klageinstruks for tildelinger

Styret er Kulturroms klageorgan.
Gjeldende klageinstruks for tildelinger er revidert og vedtatt av styret 13.03.2017.

Søkers klagetilgang
Søker har rett til å klage på vedtak.
Klagen må begrunnes skriftlig.
Klagefristen er tre uker fra vedtaksdato.

Hva kan påklages?
Klager har adgang til å påklage saksbehandling og vurdering av faktiske forhold fremkommet i søknad, samt vilkårsoppfyllelse.
Fordelingsutvalgets prioritering kan ikke påklages. Klager som omhandler fordelingsutvalgets prioriteringer vil derfor avvises uten behandling i styret.

Søker har en selvstendig dokumentasjonsplikt. All påkrevd dokumentasjon, begrunnelse og andre relevante opplysninger skal være innlevert med søknad før søknadsfrist. Ytterligere etterspurt dokumentasjon skal oversendes innen gitte frister. Klager basert på nye opplysninger som har fremkommet etter gitte frister vil derfor avvises uten behandling i styret.

Styrets klagebehandling
Ved klagebehandling kan styret opprettholde vedtak, gjøre selvstendige vedtak, eller sende søknad til ny behandling.

Ved ny behandling av søknad skal søknaden oversendes administrasjonen for ny saksbehandling og innstilling og saken legges til prioritering av fordelingsutvalget ved neste ordinære møte. Dersom særskilte hensyn tilsier det kan styret pålegge fordelingsutvalget ekstraordinær vedtaksbehandling.

Der styret gjør vurderinger av vilkår, vilkårsoppfyllelse og prinsipper skal både administrasjon og fordelingsutvalg ved ny behandling vektlegge styrets vurderinger i denne og lignende saker.

Styrets vedtak er endelig.

Alle som har fått tilskudd fra Kulturrom finner info om aksept av tilskudd, innkjøp, forskudd, rapportering mm. på siden Alt om aksept, utbetaling og innkjøp.

Les mer