Hopp til innholdet

Gratulerer med innvilget søknad! På denne siden finner dere informasjonen som trengs for å komme helt i mål med oppgraderingen av lokalet eller innkjøp av utstyr.

Aksept av tilskudd

Søkere som har fått vedtak om tilskudd må akseptere vilkårene for tildelingen.

Dette gjøres ved å returnere tilskuddsavtalen som sendes ut med vedtaksbrevet. Signert tilskuddavtale returneres i søknadsportalen.

Dersom tilskuddsavtalen ikke er signert og returnert til Kulturrom innen 30 dager fra vedtaksutsendelse bortfaller tilsagnet.

Den eller de som signerer på tilskuddsavtalen skal ha fullmakt til å forplikte tilskuddsmottaker til innholdet i avtalen (signaturrett eller lignende).

Les grundig gjennom tilskuddsavtalen og vedtak før dere returnerer avtalen. Her finner vilkårene for tilskuddet. Blant de viktigste vilkårene er:

  • Tilskuddet kun skal brukes til det formålet det er bevilget til
  • Det skal leveres rapport for tilskuddet etter gjennomført tiltak
  • Kulturrom skal synliggjøres som bidragsyter med logo på nettsider og trykksaker
  • Kulturrom kan kreve midlene tilbakebetalt dersom tilskuddet ikke brukes i tråd med forutsetningene

Tilskuddsavtalen gjelder i 7 eller 10 år fra vedtaksdato.

Eiendomsforhold
Teknisk utstyr innkjøpt med tilskudd fra Kulturrom er mottakers eiendom så lenge utstyret brukes som beskrevet i søknad og i henhold til Kulturroms retningslinjer og forutsetninger gitt av Kulturrom.

Dersom tiltaket opphører skal tilskuddet tilbakebetales delvis eller helt.

 

Overdragelse av utstyr eller rom?
Tilskuddsmottaker har ikke adgang til å overdra sine rettigheter og forpliktelser inngått i tilskuddsavtalen uten samtykke fra Kulturrom.

Det samme gjelder ved endringer i eierforholdene som medfører endringer i kontrollen over det dere har fått tilskudd til.

Forsikring og vedlikehold
Det er tilskuddsmottaker som eier utstyret og som er ansvarlig for vedlikehold og forsikring av dette. Kulturrom gir ikke tilskudd til vedlikehold eller til tap av utstyr som skyldes manglende vedlikehold eller dekning i forsikringsavtale.

Kulturrom forventer at utstyret kan benyttes i minimum syv år.

Fra Kulturroms tilskuddsavtale:

Tilskuddsmottaker forplikter seg til

  • å forvalte og vedlikeholde utstyret slik god skikk i bransjen tilsier
  • å til enhver tid ha tilknyttet en teknisk ansvarlig med relevant profesjonell kompetanse for oppfølging av denne avtalen
    Med tilknyttet teknisk ansvarlig menes fast ansatt eller ekstern teknisk ansvarlig med profesjonell kompetanse, som har et særskilt ansvar for vedlikehold og oppfølging av tilskuddsmottakerens tekniske utstyr.

Hvorfor krever Kulturrom at tilskuddsmottaker skal ha teknisk ansvarlig?

  • Tilknytning av teknisk ansvarlig er med på å sikre gode forhold for arrangør, artist og publikum ved å sørge for at utstyret fungerer som det skal.
  • Gode rutiner for vedlikehold og oppfølging, samt periodisk service forlenger utstyrets levetid vesentlig.
  • Forventet levetid på utstyret er satt til minimum sju år. Søknader om utstyr til å erstatte tildelt utstyr, eller søknader som går på dekning av tidligere innvilget utstyrsbehov vil ikke bli innvilget i denne perioden.

Hva er anbefalt vedlikehold og «god skikk»?
Basert på innhentede opplysninger fra bransjen anbefaler Kulturrom:

  • At det gjøres en gjennomgang av det tekniske utstyret 2- 4 ganger i året.
  • Antall gjennomganger er avhengig av arrangementsfrekvens og hvor mye utstyret eventuelt flyttes på.
  • At mindre komponenter har kontinuerlig ettersyn
  • At det utarbeides en tilstandsrapport i forbindelse med hver gjennomgang
  • At det utarbeides gode daglige rutiner for vedlikehold gjennom hele året

Om dere har fått tilskudd kan dere gjerne ta kontakt med oss for å diskutere hvordan dere kan løse dette i praksis.

Utbetaling av tilskudd

Om dere har fått vedtak om tilskudd må dere akseptere vilkårene for tildelingen. Det er derfor viktig å lese tilsendt vedtak og tilskuddsavtale nøye.
Tilskuddet utbetales når Kulturrom har mottatt og godkjent søknad om forskudd eller rapport for gjennomført tiltak.

Tilskuddet utbetales ved rapportering.

En rapport skal inneholde:

  • utfylt og signert rapportskjema
  • faktura
  • kjøpskontrakt (for innkjøp over 100 000,-)
  • tilbud (hvis det foreligger)
  • kvittering eller bekreftelse på utført betaling fra nettbank

Rapporten skal sendes inn som en melding i søknadsportalen

Tiltak må gjennomføres i henhold til vedtak og tilskuddsavtale. Det skal rapporteres for totalkostnaden.

Hver søknad får et saksnummer (årstall/XXX) som skal oppgis i all korrespondanse og henvendelser til Kulturrom.

Tilskuddet kan kun benyttes til det utstyret som er angitt i vedtaket, og brudd på dette kan føre til at tilskuddet helt eller delvis holdes tilbake.

Alle justeringer må avklares med Kulturrom i forkant av innkjøp.

Deler av tilskuddet kan utbetales som forskudd.

Ved forskuddsutbetaling har tilskuddsmottaker tre måneder på å rapportere for hele tilskuddet.

En søknad om forskudd skal inneholde:

  • utfylt og signert søknad om utbetaling av forskudd
  • ordrebekreftelse eller faktura

Søknad om forskudd skal sendes inn som en melding i søknadsportalen

Tilskuddet bortfaller normalt dersom det ikke er rapportert innen ett år etter vedtak er sendt ut.

Tilskudd til øvingsutstyr som er hastebehandlet bortfaller dersom det ikke er rapportert for innen en måned etter vedtak er sendt ut

Tilskudd til akustisk forprosjekt bortfaller dersom det ikke er rapportert for innen tre måneder etter vedtak er sendt ut.

Hvordan gjøre innkjøp?

Kulturrom har noen anbefalinger og krav når det kommer til innkjøp. Innkjøpsveilederen er under revidering. Tilskuddsmottakere i 2021 vil få tilgang på oppdaterte dokumenter. Dere som allerede har fått tilskudd forholder dere til gjeldende tilskudsavtale og veileder.

Kulturrom forutsetter at investeringen gjennomføres i tråd med offentlig lovverk.

For å sikre en best mulig bruk av fellesskapets midler anbefaler Kulturrom at alle anskaffelser gjøres ved å hente inn konkurrerende tilbud.

Midlene tilhører dere som tilskuddsmottaker i det øyeblikket dere har fått tildelingsbrev og dere er selv ansvarlig innkjøper.

Midlene som forvaltes av Kulturrom er fellesskapets midler, og vi forutsetter at dere som tilskuddsmottaker tar et ansvar for å investere disse på en best mulig måte.

Tilskuddsmottaker har i tillegg en selvstendig plikt til å avklare sin stilling under regelverket om offentlige anskaffelser og hvorvidt investeringen, hvor tilskuddet fra Kulturrom inngår, må gjennomføres i tråd med kravene i dette regelverket.