Veiledning

På denne siden får du veiledning, tips og triks til hvordan skrive en god søknad, samt informasjon om saksbehandling, innkjøp og rapportering

Hvordan skrive en god søknad?Hva skjer etter at søknaden er levert?Hvordan aksepterer jeg tilskuddet?Hvordan gjøre innkjøp?Når utbetales tilskuddet?Hva er de generelle vilkårene?Hvem kan søke om hva?Ofte stilte spørsmål

Hvordan skrive en god søknad?


Kulturrom prioriterer gode prosjekter. Kvalitetene i prosjektet må du formidle gjennom søknaden, og det er derfor viktig at søknaden er gjennomarbeidet.

På bakgrunn av søknadens begrunnelse vurderer vi behovet for utstyret/tiltaket det søkes tilskudd til, og det er derfor viktig at behovet beskrives godt.

  • Sett deg godt inn i de generelle vilkårene

  • Tenk på hvordan prosjektet er relevant for oss

  • Innhent nødvendig informasjon og dokumentasjon

  • Start tidlig

  • Ta kontakt ved spørsmål

 
Hvordan fylle ut søknadsskjema?

Innholdet i søknaden vil avhenge av hva du søker om.


Hvilken dokumentasjon skal legges ved søknaden?

Dokumentasjonen som skal legges ved søknaden vil avhenge av hva du søker om. Jo større prosjekt, jo mer omfattende vil kravene til søknadsdokumentasjon være.
I en del tilfeller vil vi ha behov for ytterligere dokumentasjon og informasjon for å kunne behandle søknaden. Kulturrom kan derfor etterspørre ytterligere dokumentasjon og utfyllende informasjon ved behov.

Hva skjer etter at søknaden er levert?


Når søknaden er sendt inn, vil du få en bekreftelse på e-post. Hvis du ikke mottar en slik bekreftelse bør du ta kontakt med oss slik at vi kan finne ut om søknaden er registrert.

Hver søknad får et saksnummer (ST årstall/XXX) som skal oppgis i all korrespondanse og henvendelser til Kulturrom.

Behandlingstiden vil avhenge av søknadsmengden, men man må forvente ca 12 uker fra søknadsfrist til vedtaket sendes ut. Søknaden behandles i første av administrasjonen, som leverer sin innstilling til fordelingsutvalget som er oppnevnt av Kulturroms styre. Fordelingsutvalget prioriterer og fatter vedtak i hver enkelt sak. Kulturrom vil under behandlingen av større søknader innhente faglig vurdering fra en ekstern fagperson.

Kravene til søknadsdokumentasjon må være oppfylt før søknaden behandles. Søknader som faller utenfor Kulturroms tilskuddsområder vil ikke bli behandlet. Alle søknader vil bli besvart.

Vi kan ha behov for ytterligere dokumentasjon underveis i saksbehandlingen. Dersom vi trenger opplysninger eller har spørsmål til søknaden tar vi kontakt med deg. Vi setter pris på om vi får informasjonen vi etterspør så raskt som mulig. På den måten blir vår saksbehandlingstid mer effektiv, og deres ventetid kortere. Mye av korrespondansen skjer via e-post og det er derfor viktig sjekke den registrerte e-postadressen jevnlig.

Det gis ikke tilskudd til utstyr som er anskaffet eller tiltak som er gjennomført før vedtak om tildeling er mottatt.

Klage

Vedtaket kan klages inn for styret i Kulturrom. Klagefristen er tre uker fra vedtaksdato. Klagen må begrunnes. Fordelingsutvalgets prioritering kan ikke påklages. Klagen må leveres skriftlig gjennom søknadsportalen, og sendes som en melding. Ta gjerne kontakt med oss dersom dere ønsker ytterligere tilbakemelding på søknaden, eller rådgivning, ta gjerne kontakt med oss på 21 37 88 10 eller post@kulturrom.no.

Vedtaksbrev

Alle som søker Kulturrom vil få vedtaksbrev tilsendt til e-postadressen regisrert i søknaden.

Hvordan aksepterer jeg tilskuddet?


Søkere som har fått vedtak om tilskudd må akseptere vilkårene for tildelingen. Dette gjøres ved å returnere tilskuddsavtalen som sendes ut med vedtaksbrevet. Dersom tilskuddsavtalen ikke er signert og returnert til Kulturrom innen 30 dager fra vedtaksutsendelse bortfaller tilsagnet. Den eller de som signerer på tilskuddsavtalen skal ha fullmakt til å forplikte tilskuddsmottaker til innholdet i avtalen (signaturrett eller lignende).

Det er viktig å merke seg at:

  • Tilskuddet kun skal brukes til det formålet det er bevilget til
  • Det skal leveres rapport for tilskuddet etter gjennomført tiltak
  • Kulturrom skal synliggjøres som bidragsyter med logo på nettsider og trykksaker
  • Kulturrom kan kreve midlene tilbakebetalt dersom tilskuddet ikke brukes i tråd med forutsetningene

Hvordan gjøre innkjøp?


Tilskuddsmottaker er selv ansvarlig innkjøper. Kulturrom er ikke part i saken.

Tilskuddsmottaker har i tillegg en selvstendig plikt til å avklare sin stilling under regelverket om offentlige anskaffelser og hvorvidt investeringen, hvor tilskuddet fra Kulturrom inngår, må gjennomføres i tråd med kravene i dette regelverket.

I innkjøpsguiden finner dere kravene Kulturrom stiller til innkjøpsprosess og råd knyttet til gjennomføring av innkjøp.

Husk at teknisk spesifikasjon skal forelegges Kulturrom før tilbudsinnbydelsen sendes ut!

Når utbetales tilskuddet?


Tilskuddet utbetales når Kulturrom har mottatt og godkjent søknad om forskudd eller rapport for gjennomført tiltak.

Hele tilskuddet utbetales ikke som forskudd.
Ved forskuddsutbetaling har tilskuddsmottaker tre måneder på å rapportere for hele tilskuddet.

En søknad om forskudd skal inneholde:

  • utfylt og signert søknad om utbetaling av forskudd
  • ordrebekreftelse eller faktura
  • kjøpskontrakt (hvis det foreligger)
  • tilbud (hvis det foreligger)
  • kvittering fra nettbank eller lignende (hvis det foreligger)

En rapport skal inneholde:

  • utfylt og signert rapportskjema
  • faktura
  • kjøpskontrakt (hvis det foreligger)
  • tilbud (hvis det foreligger)
  • kvittering fra nettbank eller lignende

Tiltak må gjennomføres i henhold til vedtak og tilskuddsavtale.

Tilskuddet kan kun benyttes til det utstyret som er angitt i vedtaket, og brudd på dette kan føre til at tilskuddet helt eller delvis holdes tilbake. Alle justeringer må avklares med Kulturrom i forkant av innkjøp.

Tilskuddet bortfaller dersom dette ikke er benyttet innen ett år etter at vedtak er sendt ut.
Tilskudd til øvingsutstyr for øvingsfellesskap og akustisk forprosjekt bortfaller dersom dette ikke er benyttet innen tre måneder etter at vedtak er sendt ut.

Hva er de generelle vilkårene?


1. Kulturroms formål

«Formålet med ordningen er å sikre tilgang til hensiktsmessige øvingslokaler og gode tekniske vilkår for fremføring av musikk og scenekunst over hele landet.

Kulturrom skal administrere offentlige tilskudd til lokaler og teknisk utstyr.
Medlemskap i organisasjoner med rett til å oppnevne representanter til organisasjonens generalforsamling, er verken en forutsetning eller en begrensning, i forhold til tildeling av støtte fra Kulturrom.

Organisasjonen Kulturrom er registrert i Enhetsregisteret i Brønnøysund som en allmennyttig organisasjon med kulturelt og ikke-kommersielt formål.»

I statsbudsjett for 2019 fikk Kulturrom i oppdrag å utvide til en kulturutstyrsordning for musikk, teater og dans. Gjeldende generelle vilkår er tilpasset denne utvidelsen av ordningen.

2. Tilskuddsområder

Utstyr til øving. Dette tilskuddsområdet omfatter utstyr som skal benyttes i øvingssammenheng og som kommer flere aktører i et fellesskap til gode. Kulturrom bruker Standardsatser i tildelingen av en del grunnutstyr, men gir også tilskudd til annet øvingsutstyr basert på behov.

Utstyr til fremføring. Dette tilskuddsområdet omfatter utstyr som skal benyttes i fremføringssammenheng, dvs. lydutstyr, lysutstyr og sceneteknisk utstyr og innretninger.

Bygg og akustisk utbedring av arenaer. Dette tilskuddsområdet omfatter akustisk forprosjektrapport utarbeidet av fagakustiker for kartlegging av de akustiske forholdene, lydisolerende og romakustiske tiltak i lokaler til øving og fremføring og bygging av lokaler til øving.

3. Målgrupper

Felles krav til alle søkere er at hovedaktiviteten innenfor virksomheten skal være rettet mot utøvelse eller fremføring av musikk, teater eller dans, og komme et allment publikum til gode. Virksomheten skal kunne vise til helårsaktivitet og et langsiktig perspektiv.

Kulturrom skiller mellom målgruppene:

  • Utøverfellesskap
  • Arrangør
  • Kulturarena

Søkere i målgruppen utøverfellesskap omfatter bandkollektiv, ensembler, spellemannslag, storband, kor, korps, orkestre, teatergrupper og liknende virksomheter/sammenslutninger som disponerer øvingslokale til felles benyttelse.

Søkere i denne målgruppen kan søke tilskudd til øvingsutstyr og enkle akustiske utbedringer av øvingslokaler.

For å oppfylle krav til Utøverfellesskap må søker:

  • Ha en person, over 18 år, med ansvar for drift og for vedlikehold av teknisk utstyr

Søkere i målgruppen arrangør omfatter klubber, foreninger, ensembler, spellemannslag, storband, kor, korps, orkestre, teatergrupper og liknende virksomheter som arrangerer konserter og forestillinger innen musikk, dans eller teater.

Søkere i denne målgruppen kan søke tilskudd til fremføringsutstyr, øvingsutstyr og enkle akustiske utbedringer av lokaler. Tilskudd til fremføringsutstyr vil normalt begrense seg til mindre utstyrspakker og backline.

For å oppfylle krav til arrangør må søker:

  • Være registrert i enhetsregisteret
  • Ha en person med ansvar for drift og for vedlikehold av teknisk utstyr

Søkere i målgruppen kulturarena omfatter drivere av spillesteder, kulturhus, øvingsanlegg og andre lokaler som benyttes til utøvelse og fremføring.

Søkere i denne målgruppen kan søke tilskudd til fremføringsutstyr, øvingsutstyr, bygg og akustiske utbedringer av arenaer.

For å oppfylle krav til kulturarena må søker:

  • Være registrert i enhetsregisteret
  • Ha en ansatt daglig leder eller tilsvarende med ansvar for drift
  • Oppfylle gjeldende Krav til teknisk ansvarlig
  • Eie eller kunne vise til en langsiktig leieavtale for lokalene

4. Dokumentasjonskrav

Alle søknader skal dokumenteres iht. gjeldende Krav til søknadsdokumentasjon.

5. Avgrensinger

i) Det gis ikke tilskudd til utstyr som er anskaffet, eller tiltak som er gjennomført, før vedtak om tildeling er mottatt

ii) Det gis ikke tilskudd til personlige instrumenter og utstyr

iii) Det gis ikke tilskudd til vedlikehold av utstyr (*) og lokaler

iv) Det gis ikke tilskudd til virksomhet som faller inn under annet offentlig ansvarsområde eller tiltak som får fullfinansiering fra andre instanser.

v) Det gis ikke tilskudd til enkeltpersonsforetak

vi) Det gis ikke tilskudd til enkeltstående arrangementer og lignende (*)

vii) Det gis ikke tilskudd til ren studiovirksomhet

viii) Det gis ikke tilskudd til utstyr som skal leies ut på kommersielle vilkår

ix) Det gis normalt ikke tilskudd til brukt utstyr (*) eller til utstyr over nøktern standard for angitt bruk

x) Det gis normalt ikke tilskudd til tiltak som faller inn under andre statlig finansierte ordninger, som Instrumentfondene

xi) Det gis normalt ikke tilskudd når søker vurderes å ha tilstrekkelig egenfinansieringsevne til å gjennomføre tiltaket

* Unntak for prøveordninger


  • Egenandel

    Tilskuddsmottaker betaler en egenandel som beregnes ut ifra den totale investeringssummen på det vedtaket omfatter. Egenandelen er minimum 25% for private tilskuddsmottakere og minimum 50% for kommunale tilskuddsmottakere.

  • Søknadsfrist

    Kulturrom har to hovedsøknadsfrister: 1. mars og 1. september. Enkelte tilskuddsområder kan ha hyppigere frister. Kun søknader levert gjennom Kulturroms søknadsportal innen søknadsfristen blir behandlet.

  • Søknadsbehandling

    Alminnelige forvaltningsrettslige prinsipper legges til grunn for behandling av søknader.

  • Aksept av vedtak

    Tilskudd aksepteres gjennom retur av signert tilskuddsavtale. Tilskudd som ikke er akseptert innen oppgitte frister bortfaller.

  • Rapportering

    Tilskudd som ikke er rapportert innen oppgitte frister bortfaller.

  • Klagebehandling

    Søker har rett til å klage på vedtak, men prioritering kan ikke påklages. Kulturroms styre er klageorgan og behandler klager iht. Kulturroms klageinstruks. Klagen må være begrunnet. Klagefristen er tre uker fra vedtak er sendt til søker. Styrets avgjørelse er endelig og kan ikke påklages.

  • Mislighold

    Ved mislighold av avtale eller tilskudd kan Kulturrom kreve tilskudd tilbakebetalt.

Ofte stilte spørsmål


Svar: Hvis utstyret hovedsakelig skal brukes til konserter eller til forestilling, velger du søknadsskjemaet Utstyr til fremføring. Skal utstyret hovedsakelig brukes i øvingssammenheng, velger du søknadsskjemaet Utstyr til øving.

For søkere som er registrert i enhetsregistret, men ikke har ansatte tilknyttet driften, vil tilskudd til utstyr normalt være begrenset til enkle utstyrspakker.